Arşivci yazılımı, yazılı / basılı materyalin dijital ortamda saklanmasına ve belgelerin yerel ağ içinde paylaşılmasına olanak sağlar. Arşivci yazılımı, kayıt altına alınan belgelere, en az tuş basımıyla ve en kısa sürede ulaşılabilinmesi için tasarlanmıştır.

Belgeler, kuruluşların faaliyetlerinin doğal ürünleridir. Kurumlarda belgelerin üretimi, planlaması, organizasyonu ve kontrolü için geliştirilen sistem, belge yönetimi sistemi olarak adlandırılır. İşletmelerde Belge Yönetimi Sistemi, belge oluşturma, belgelerin organizasyonu, korunması, kullanımı, erişimi ve düzenlenmesinde ekonomi ve verimlilik sağlamak amacıyla kurulur. İşletmelerde belge yönetim sistemi evrak akışını kolaylaştırarak, kırtasiyeciliği azaltmaktadır.